Cómo controlar el stock sin depender de Excel

Una planilla puede servir cuando hay pocos productos y una sola persona la actualiza. El problema aparece cuando varias cajas venden, llegan compras y nadie sabe si el archivo muestra el stock real.

Pasar a un sistema no significa descartar Excel. Significa dejar de usarlo como registro paralelo de la operación diaria.

Señales de que necesitás otro método

• El stock se corrige recién al final del día.
• Hay varias copias de la planilla con cantidades diferentes.
• Los ajustes no indican quién los hizo ni por qué.
• Resulta difícil separar el inventario de cada sucursal.
• Los faltantes se descubren cuando un cliente pide el producto.
• Las compras se preparan de memoria.

Paso 1: ordenar el catálogo

Elegí una lista principal y revisá códigos duplicados, nombres, categorías, unidades y precios. No hace falta que todo sea perfecto, pero sí que cada producto pueda identificarse sin dudas.

Paso 2: contar el stock inicial

Definí una fecha de corte y realizá un conteo. Mientras preparás la migración, evitá mezclar movimientos nuevos con la planilla que estás corrigiendo.

Paso 3: importar una muestra

Antes de cargar el archivo completo, probá con una parte representativa del catálogo. Buscá productos, leé códigos de barras y revisá precios. Corregir veinte filas es más simple que corregir miles después.

Qué revisar en esa muestra

• Identificación: cada producto tiene un nombre claro y un código único; dos tamaños del mismo artículo se distinguen.
• Presentación: aclaraste si contás unidades, packs o cajas. No mezcles una caja de doce con una unidad suelta.
• Precio: el valor cargado coincide con el que querés cobrar. Revisá separadores decimales y celdas vacías.
• Existencias: la cantidad inicial surge de un conteo y corresponde a la sucursal correcta.

Esta es una lista de preparación, no un formato de importación: usá los campos que solicita el importador de Nuventa. Guardá una copia de la planilla original antes de modificarla.

Paso 4: conectar ventas y compras

Desde ese momento, cada operación debe modificar el inventario correspondiente:

Paso 5: usar alertas y reposición

Definí un stock mínimo para los productos importantes. Así el sistema puede mostrar qué artículos están por debajo del nivel esperado y ayudarte a preparar órdenes de compra por proveedor.

No todos los productos necesitan el mismo límite. Empezá por los que más se venden o los que tardan más en reponerse.

Paso 6: revisar diferencias con frecuencia

No esperes al inventario anual. Contá pequeños grupos de productos y comparalos con el sistema. Si aparece una diferencia, revisá ventas, ingresos, devoluciones y ajustes para encontrar su origen.

Un ejemplo: de la estantería al registro

Supongamos que un kiosco o almacén cuenta 24 paquetes de galletitas. El siguiente recorrido usa cantidades ficticias para explicar la conciliación; no es el resultado de un cliente.

Antes de ajustar, buscá una venta pendiente, un ingreso mal cargado o una presentación confundida. El ajuste registra una diferencia explicada; no reemplaza esa revisión. Conservá el motivo y la persona responsable.

Una comprobación antes de empezar a vender

1. Prepará una muestra con artículos por código, distintas presentaciones y precios representativos.
2. Revisá el stock inicial y registrá una venta de prueba.
3. Comprobá que la cantidad baje en la sucursal correcta.
4. Probá una devolución y revisá el movimiento correspondiente.
5. Verificá el ingreso de una compra sin confundir unidades y packs.
6. Revisá la información desde otro dispositivo conectado.

Hacé estas comprobaciones en un entorno de prueba. Las capturas de Nuventa muestran las pantallas con datos de ejemplo. Si necesitás continuidad durante cortes de internet, seguí además la prueba del modo offline en Windows.

Dudas habituales al dejar la planilla

¿Tengo que cargar todo de una vez?

No. Empezá con una muestra, corregí los errores y prepará el catálogo completo cuando entiendas el recorrido. Definí cuándo comienza el registro operativo para no duplicar movimientos entre la planilla y el sistema.

¿Qué pasa si dos locales tienen el mismo producto?

Identificá el producto de forma consistente y separá sus cantidades por sucursal. Un traslado debe quedar registrado como movimiento entre locales, sin confundirse con una compra nueva.

¿Puedo seguir usando Excel?

Sí, para preparar y revisar información. Una vez que empezás a operar, definí dónde se registran las ventas y entradas para no mantener dos inventarios distintos. Conservá las planillas anteriores como respaldo de la migración.

Cómo ayuda Nuventa

Nuventa permite importar el catálogo desde Excel, actualiza el stock con la operación, separa las existencias por sucursal y muestra productos con stock bajo. También conserva el responsable y el motivo de movimientos importantes.

El dueño puede consultar esa información desde el celular, sin pedir que le envíen la última versión de una planilla.

Conocé más sobre el control de stock de Nuventa, el recorrido para kioscos o la gestión de almacenes y autoservicios. Podés comparar los planes y consultar qué necesitás para preparar tu comercio.